Kalender-Detox im Januar: schlank starten, stark liefern

1. Diagnose: Wo verbrennt dein Kalender Zeit?

Bevor du aufräumst, zähle ehrlich. Schau auf die letzten 4 Wochen:

• % Meetingzeit vs. % Fokuszeit (Ziel: Fokus ≥ 40%).
• Serien-Termine ohne Ergebnis? (Flaggen für Review.)
• Kontextwechsel < 30 Min. zwischen Terminen? (Stress-Trigger, Attention Residue.)

2. Detox in 45 Minuten: Streichen · Bündeln · Kürzen

1. Streichen: Alle Serien ohne klares Ziel/Owner/DoD löschen.
2. Bündeln: 1–2 feste Meeting-Fenster/Woche (z. B. Di/Do 13–16 Uhr).
3. Kürzen: 25/50-Min.-Regel + Ende mit „Definition of Done“.
4. Schutz: „Stille Zonen“ vor wichtigen Deliverables (24–48 h).

3. Fokusfenster & Deep Work: Schutz durch Rhythmus

Leistung entsteht im Block, nicht in Lücken.

• Fixe Fokusfenster: 2–3×/Woche 90 Min. (z. B. Di/Do 9–11, Fr 10–11:30).
• Routinen: Mo-Setup (10 Min.), Mi-Blocker-Check (5 Min.), Fr-Schließritual (15 Min.).
• Umgebung: Benachrichtigungen aus, Fullscreen, Smartphone außer Reichweite.

„Ziele ohne Blöcke sind Wünsche – Blöcke ohne Ziele sind Beschäftigung.“

4. Async-Standards & SLAs: Klarheit statt Meeting-Marathon

Setze schriftliche Standards – das ist Führung.

• Update-Format (5 Zeilen): Ziel • Stand • Risiko • Maßnahme • Next Step.
• SLAs: E-Mail 24 h, Chat 4 h; „Dringend“ = Ausnahme.
• Entscheidungsfenster: 2×/Woche 15 Min. für Ja/Nein/Option B.

5. Vorlagen: Absagen, Kürzen, Agenda & Abschluss

5.1 Absagen (freundlich, klar)

„Danke für die Einladung. Damit wir im Januar mehr liefern, reduzieren wir Termine. Vorschlag: Entscheidung asynchron (siehe 5 Zeilen unten). Falls nötig, gern 25 Min. Slot mit klarer DoD.“

5.2 Kürzen (25/50-Min.-Regel)

„Lass uns 25 Min. buchen. Agenda: Ziel (2) • Optionen (10) • Entscheidung (10) • Next Step (3).“

5.3 Agenda (vorab teilen)

• Ziel: Was gilt am Ende als „erreicht“?
• Owner: Wer entscheidet?
• Material: Link/Doc vorab

5.4 Abschluss-Formel („Ende mit Klarheit“)

• Owner • Next Step • Termin • Risiko+Maßnahme

Faktencheck & Quellen