1. Diagnose: Wo verbrennt dein Kalender Zeit?
Bevor du aufräumst, zähle ehrlich. Schau auf die letzten 4 Wochen:
- % Meetingzeit vs. % Fokuszeit (Ziel: Fokus ≥ 40%).
- Serien-Termine ohne Ergebnis? (Flaggen für Review.)
- Kontextwechsel < 30 Min. zwischen Terminen? (Stress-Trigger, Attention Residue.)
Psychologie: Häufige Unterbrechungen produzieren
Aufmerksamkeitsreste – Qualität leidet, Stress steigt.
2. Detox in 45 Minuten: Streichen · Bündeln · Kürzen
- Streichen: Alle Serien ohne klares Ziel/Owner/DoD löschen.
- Bündeln: 1–2 feste Meeting-Fenster/Woche (z. B. Di/Do 13–16 Uhr).
- Kürzen: 25/50-Min.-Regel + Ende mit „Definition of Done“.
- Schutz: „Stille Zonen“ vor wichtigen Deliverables (24–48 h).
3. Fokusfenster & Deep Work: Schutz durch Rhythmus
Leistung entsteht im Block, nicht in Lücken.
- Fixe Fokusfenster: 2–3×/Woche 90 Min. (z. B. Di/Do 9–11, Fr 10–11:30).
- Routinen: Mo-Setup (10 Min.), Mi-Blocker-Check (5 Min.), Fr-Schließritual (15 Min.).
- Umgebung: Benachrichtigungen aus, Fullscreen, Smartphone außer Reichweite.
„Ziele ohne Blöcke sind Wünsche – Blöcke ohne Ziele sind Beschäftigung.“
4. Async-Standards & SLAs: Klarheit statt Meeting-Marathon
Setze schriftliche Standards – das ist Führung.
- Update-Format (5 Zeilen): Ziel • Stand • Risiko • Maßnahme • Next Step.
- SLAs: E-Mail 24 h, Chat 4 h; „Dringend“ = Ausnahme.
- Entscheidungsfenster: 2×/Woche 15 Min. für Ja/Nein/Option B.
Glossar:
Async: asynchrone Kommunikation (zeitversetzt, ohne Meeting-Zwang).
SLA: Service Level Agreement – Reaktionszeiten-Regeln (z. B. E-Mail 24 h, Chat 4 h).
DoD: Definition of Done – Wann ist eine Aufgabe wirklich fertig?
5. Vorlagen & Abschluss
Nutze klare Kommunikationsstandards, um Meetings produktiv zu halten:
„Danke für die Einladung. Damit wir im Januar mehr liefern, reduzieren wir Termine. Vorschlag: asynchrones Update (5 Zeilen).“
🗂️ Kalender-Detox Worksheet
Kompakte 1-Seiten-Checkliste für Diagnose, Detox-Schritte und Fokusfenster.
Kostenlos herunterladenFaktencheck & Quellen
| Thema | Quelle / Studie |
|---|---|
| Unterbrechungen & Leistung | Mark, G., Gudith, D., Klocke, U. (2008/2015). The Cost of Interrupted Work. CHI. |
| Attention Residue | Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? OBHDP. |
| Meeting-Effektivität | Allen, J. A. et al. (2015). The Science of Meetings at Work. |
| Erholung / Recovery | Sonnentag, S. & Fritz, C. (2007). Recovery Experience Questionnaire. |